УПРАВЛЕНИЕ ЗАПАСАМИ

  1 . ПОЛИТИКА УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ  

Политика управления запасами представляет собой часть общей политики управления оборотными активами организации. Она заключается в оптимизации общего размера и структуры запа­сов товарно-материальных ценностей, минимизации затрат по их обслуживанию и обеспечении эффективного контроля за их движением. Разработка политики охватывает ряд последова­тельно выполняемых этапов работ, основными из которых являются:

1). Анализ запасов товарно-материальных ценностей в предыдущем периоде

2). Определение целей формирования запасов.

3). Оптимизация размера основных групп текущих запасов.

4). Оптимизация общей суммы запасов товарно-материаль-ных ценностей, включаемых в состав оборотных активов

5). Обеспечение высокой оборачиваемости и эффективных форм движения запасов. Управление этими процессами осуществляется путем оптимизации материальных потоков всех видов запасов.

Логистический подход к управлению движением запасов пре- дусматривает определенную последовательность оптимизации их ма­териальных потоков. Проводится исследование основных факторов, влияющих на организацию материальных потоков предприятия . . К числу важнейших из этих факторов относятся:

- объемы операционной деятельности,

- ассортимент выпускаемой продукции,

- материалоемкость продукции,

- технологическая структура операционного процесса,

- используемые технологии производства продукции,

-длительность производственного цикла,

- график поставки сырья и материалов,

- спрос на производимую продукцию,

-       уровень развития складского хозяйства (число складов, их емкость, их соответствие технологическим требованиям хранения грузов) и т.п.

2. ВИДЫ ЗАПАСОВ

Запасы являются одной из основных составных частей оборотных активов организации. Вопросы определения и под­держания оптимального объема запасов - важный раздел фи­нансового менеджмента .

Материальные запасы - это находящиеся на разных стадиях производства и обращения продукция производственно-технического назначения, изделия народного потребления и другие товары, ожидаю­щие вступления в процесс производственного или личного потребле­ния. Материально-производственные запасы классифицируются по трем видам :

1)   производственные запасы;

2)    незавершенное производство;

3)   готовая продукция.

. Запасы предприятия, как и другие материальные ценности, дол­жны максимально эффективно использоваться. Для этого ими необ­ходимо управлять. Управление запасами в основном сводится к ми­нимизации платежей по обслуживанию запасов при недопущении сбоев в производственном процессе из-за недостатка производствен­ных запасов, т.е. соблюдении ритмичной работы организации.

Необходимость образования запасов связана с характером про­цессов производства и воспроизводства. Основной причиной образо­вания запасов является несовпадение в пространстве и во времени производства и потребления материальных ресурсов .

В современных условиях хозяйствования в России одной из ос­новных проблем финансово-хозяйственной деятельности является проблема инфляции. Значительное удорожание материальных ресур­сов, необходимых для производственного процесса, неблагоприятно сказывается на функционировании организации, ведет к перебоям в снабжении вплоть до остановки производственного процесса. Таким образом, вложение свободных средств в производственные запасы яв­ляется одним из возможных способов избежания падения покупатель­ной способности денег .

С другой стороны, организация, сумевшая предвидеть инфля­ционные процессы в экономике, создает запас с целью получения при­были за счет повышения рыночной цены. В данном случае речь идет о спекулятивном характере создания запасов .

Процесс оформления каждого нового заказа на поставку мате­риалов и комплектующих сопровождается рядом издержек админи­стративного характера (поиск поставщика, проведение переговоров с ним, командировки, междугородние переговоры и т.п.). Снизить эти затраты можно, сократив количество заказов, что равносильно увели­чению объема заказываемой партии и, соответственно, повышению размера запаса .

Однако политика накопления материальных запасов ведет к зна­чительному оттоку денежных средств из оборота. Зависимость эф­фективности производства от уровня и структуры запасов заключа­ется в том, что организация несет определенные затраты на обеспечение сохранности запасов.

В современных работах по экономике и логистике выделяют следующие основные виды затрат, связанных с созданием и содержа­нием запасов :

- коммерческие затраты - проценты за кредит; страхование; на­логи на капитал, вложенный в запасы;

- затраты на хранение - содержание складов (амортизация, отопление, освещение, заработная плата персоналу и т.д.), операции по перемещению запасов;

- затраты, связанные с риском потерь вследствие устаревания, порчи, продажи по сниженным ценам, замедления темпов потребле­ния данного вида материальных ресурсов;

- потери, связанные с упущенной выгодой от использования вложенных в производственные запасы средств в другие альтернатив­ные направления: увеличения производственной мощности; снижение себестоимости продукции; капиталовложения в другие предприятия.

При этом долговременное содержание запасов, порой даже чрез­мерной их величины приводит к образованию так называемых нелик­видов запасов, которые не могут быть ни использованы самой органи­зацией, ни реализованы сторонним потребителям.

Таким образом, при многих положительных моментах создания запасов организация несет значительные расходы по их формирова­нию и содержанию, поэтому необходимо выяснить, существует ли воз­можность функционирования в условия отсутствия запасов либо при их минимальной величине.

3. МОДЕЛЬ ОПТИМАЛЬНОЙ ПАРТИИ ЗАКАЗА (EOQ)  

Модель EOQ является простейшей моделью управления запа­сами и описывает ситуацию закупки продукции у внешнего по­ставщика. Она характеризуется следующими допущениями:

- потребность в запасах является известной и постоянной ве­личиной;

- времд доставки заказа является известной и постоянной ве­личиной;

- затраты на осуществление заказа являются известной и по­стоянной величиной и не зависят от размера заказа;

-       затраты на хранение запаса пропорциональны его размеру.

Цель модели оптимального размера заказа состоит в обоснова­нии и выборе такого размера заказа Q (в натуральных единицах), ко­торый обеспечивает минимальные совокупные годовые затраты по поддержанию необходимого уровня товарно-материальных запасов. При этом обычно предполагается, что компания расходует запасы с не­которой постоянной скоростью и возобновляет заказы по мере исчер­пания запасов до нуля или до некоторого заданного уровня.

Циклы изменения уровня запаса и модели Уилсона графически представлены на рис. 1. Максимальное количество продукции, кото­рая находится на складе, совпадает с размером заказа Q.  

Рис. 1 . График циклов изменения запасов в модели EOQ

Для расчета затрат по выполнению заказа к условию постоян­ной величины заказа прибавляется предположение о постоянной стои­мости заказов.

Оптимальный размер заказа получается при минимальных сум­марных издержках по управлению запасами.

             C  x Q             S  x  O

Z  = ----------- + ------------------

                    2                     Q 

Q - объем заказа, ед.;

       S-  потребность запасов за период, ел.;

       О - постоянные затраты, связанные с размещением одного заказа, руб.;

       С - стоимость хранения единицы запаса, руб.

Приравнивая первую производную от функции суммарных за­трат к нулю, находим непосредственное значение оптимального раз­мера заказа:

               dZ             C               S  x   O

             --------  =  --------   -    ----------- =   0,

                dQ              2                  Q²



Графическая интерпретация оптимальной партии заказа пред­ставлена на рис. 2. 

Пример 1

Требуется определить значение оптимальной партии заказа, если стоимость выполнения одной партии заказа 200 руб., потребность в сырье 450 ел, в месяц и затраты на хранение равняются 5 руб. за ел, в месяц.

                  Q   =  (2 x 200 x 450) :5   =  190 ед.

Значит, при заказе по 190 единиц затраты на заказ и хране­ние сырья на складе будут минимальными.

Суммарные затраты на поддержание запасов определяются по формуле

                     Z_общ  =  Z₁  +   Z₂,

где

      Z₁  - затраты на хранение;

       Z₂ -  затраты на выполнение заказа.

Пример 2

Требуется оптимизировать порядок управления запасами в ма­газине, объем продаж которого составляет 500 упаковок продукта в год. Величина спроса равномерно распределена в течение года. Цена приобретения одной упаковки равна 20 руб., затраты на размещение заказа составят 100 руб. Время исполнения заказа состав­ляет 2 недели, издержки хранения составляют 20% среднегодовой стоимости запасов. Магазин работает 300 дней в году. 

Поскольку число пакетиков должно быть целым, то следует заказывать 158 упаковок. Количество заказов составит:

                                                  К = 500 : 158 = 3,16 (заказа).

Рассчитывается точка повторного заказа (ТПЗ), т.е. то коли­чество продукции при достижении уровня которого необходимо раз­мещать новый заказ.

                 ТПЗ = 500 : 300 x 14 = 23,3 = 24 (упаковки).

Z= 0,2 х20 х 158/2 + 100 х 500/158 = 316 + 316 = 632 руб.  

4. СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ЗАПАСОВ  

Контроль запасов является одной из ключевых позиций, по кото­рым оценивается эффективность менеджмента предприятия. Су­ществует довольно много систем контроля, от простых до чрез­вычайно сложных, в зависимости от размеров фирмы и характера запасов. Например, одна из простейших систем контроля назы­вается методом красной линии и заключается в том, что внутри ящика, в котором хранятся запасы, проводится красная линия. Когда запасы израсходовали до этой линии, т.е. она стала видна, размещается заказ на новую партию. Другой метод - метод двух ящиков. Запасы хранятся сразу в двух ящиках. Сначала материалы расходуются из первого, а когда он становится пустым, размещается заказ на новую партию, и материалы начинают использовать из второго ящика. Эти методы основаны на практических наблюдениях и применимы в производстве, связанном с большим количеством мелких деталей, а также в ремонтных мас­терских.

При использовании компьютерных систем в память компьюте­ра сначала вводится информация о всех видах запасов, а затем расход материалов систематически регистрируется, остатки корректируются. При достижении момента возобновления заказа через компьютерную сеть поставщику передается информация о заказе новой партии, а пос­ле ее получения остатки снова корректируются. Подобные системы контроля широко используются предприятиями розничной торговли. В этом случае в компьютер занесены данные об остатках по каждому виду товара, на самом изделии имеется магнитный код. При покупке и расчете через электронную кассу информация передается в компью­тер и таким образом автоматически уменьшается остаток данного то­вара. Когда же достигается точка размещения нового заказа, инфор­мация о нем передается в компьютер поставщика.

Система поставок “точно в срок” предусматривает синхрони­зацию процессов доставки запасов материальных оборотных активов, формирующих материальный поток, к тому конкретному сроку, когда в них нуждаются потребители в последующих звеньях производствен­ного процесса. Реализация концепции “точно в срок” обеспечивает минимизацию размеров запасов в конечных звеньях производства про­дукции за счет исключения страхового запаса, четкой ориентации на спрос покупателей, сокращения периода производственного цикла предприятия.

Сущность анализа по системе ABC-контроля заключается в том, что производится классификация всех номенклатурных позиций по признаку важности этих позиций в стоимостном выражении. Для каж­дой выделенной категории формируются свои методики управления запасами. Обычно прибегают к трехступенчатому ранжированию но­менклатурных позиций: на классы А, В и С.

ABC-анализ базируется на принципе Парето, сформулировав­шего правило: контроль относительно небольшого количества элемен­тов позволяет контролировать ситуацию в целом. Сформулирован­ное Парето правило именуют правилом 80/20 и трактуют следующим образом: надежный контроль 20% номенклатурных позиций позволя­ет на 80% контролировать систему (т.е. запасы в нашем случае).

Для номенклатурных позиций класса А рекомендуются следую­щие правила.

Частая оценка прогноза и метода прогнозирования. Данное пра­вило означает внимательное отношение к методам построения прогно­зов потребности в номенклатурных позициях, мониторингу точности реализации уже построенных прогнозов. Недопустимо сколько-нибудь существенное отклонение данных о запасах, зафиксированных в ин­формационной системе, от данных согласно проведенному подсчету (который можно назвать еще текущей инвентаризацией). Каждое от­клонение, превышающее установленный жесткий допуск, должно расследоваться на предмет выяснения его причин. Имеет смысл про­водить и традиционную полную инвентаризацию раз в год или раз в полгода.

Для номенклатурных позиций необходимо использование сис­темы ежедневного обновления данных о запасах. Необходимо тщатель­но отслеживать все параметры планирования, выявлять реальные по­требности в номенклатурных позициях.

Для номенклатурных позиций класса В применяются те же ме­ры, что и для номенклатурных позиций класса А, но реже и с больши­ми допусками.

Для номенклатурных позиций класса С сформулированы сле­дующие правила.

Основное правило: изделия должны быть в наличии. Будет обидно получить срыв исполнения плана сбыта или, что еще неприят­нее, производственного плана (ибо дефицит позиций класса С может сорвать планы сбыта и по позициям класса А, в которые эти изделия класса С входят как компонент) из-за нехватки дешевых номенкла­турных позиций, хранение запасов которых, пусть даже превышаю­щих объем обычных потребностей предприятия, не влечет за собой сколько-нибудь существенный рост издержек хранения и потребнос­ти в оборотных средствах. Запасов изделий класса С может быть боль­ше, чем нужно, но не должно быть меньше, чем необходимо.

Простая фиксация данных или вообще отсутствие фиксации данных в базе данных; возможно использование для контроля объема запасов процедуры периодического осмотра (обзора). Может приме­няться система с периодическим обновлением данных, либо данные номенклатурные позиции выводят за границы системы вообще.

Большие размеры партий (заказов) не влекут за собой суще­ственных затрат, связанных с хранением запасов номенклатурных позиций класса С, поэтому имеет смысл экономить преимущественно на подготовительных издержках, заказывая помногу, создавая большой страховой запас.

Хранение на территориях, немедленно доступных для персона­ла, использующего эти номенклатурные позиции в производственном процессе, упрощает процедуру отпуска запасов в производство и уст­раняет лишнюю бюрократическую бумажную работу, также влекущую за собой определенные затраты.

Допустим нечастый (редкий) подсчет запасов (раз в год или в полгода) с большими приемлемыми допусками (например, вплоть до взвешивания вместо подсчета).